FATTURA ELETTRONICA: COSA FARE E COME ADEGUARSI

da | Lug 19, 2018

Questo periodo è decisamente denso di cambiamenti importanti ed epocali.

Dopo la rivoluzione del Nuovo Regolamento sulla Privacy (GDPR), eccoci alle prese con la Fatturazione Elettronica.

Dal 1 Gennaio 2019 infatti, tutte le Partite IVA dovranno essere in grado di emettere fatture elettroniche (ad eccezione dei Regimi minimi e dei Forfettari).

Ti invito a considerare questa novità NON come una complicazione e una scocciatura, ma come un’opportunità per snellire notevolmente il tuo lavoro.

Vediamo infatti i Vantaggi della Fattura Elettronica:

  • Meno carta. Di fatto non ci sarà più bisogno di stampare la fattura. Nella prima fase, per agevolare la transizione, potrai stampare una “fattura di cortesia” per il cliente, ma anche questa andrà a sparire molto presto.
  • Risparmio di spazio e sugli archivi. Quanti raccoglitori compri ogni anno per archiviare le fatture? Ecco, con la Fattura Elettronica non ci sarà più bisogno di archiviarle fisicamente, perché tutto sarà Conservato Digitalmente (e in questo articolo vedremo come).
  • Risparmio su buste e spese di spedizione. Se mandi ancora le fatture via posta ai tuoi clienti, questo è un vantaggio davvero notevole!
  • Maggiore Sicurezza. La Fattura Elettronica una volta emessa e Firmata Digitalmente è immodificabile. Inoltre, abbiamo la Garanzia dell’Agenzia delle Entrate grazie al Postino Elettronico (SDI, tra poco ti spiego di cosa si tratta) e in più la fattura arriva anche sulla PEC del cliente, in cui ogni movimento è registrato (recapito, apertura, ecc…). Quindi per qualsiasi tipo di problema dal punto di vista legale sarà tutto molto più semplice e tracciabile.

Ma come funziona questo processo di digitalizzazione delle fatture?

E come essere sicuri al 100% di essere a norma senza spendere un patrimonio?

La risposta COMPLETA ed ESAUSTIVA a queste domande è esattamente l’obiettivo di questo articolo.

Ti anticipo però già una cosa…

Dal 1 gennaio DOVRESTI:

  • Avere un gestionale che genera le Fatture Elettroniche in formato XML,
  • Firmare le fatture elettroniche emesse con la Firma Digitale per autenticarle
  • Inviare le Fatture Elettroniche firmate via PEC allo SDI

(non preoccuparti se non ti sono chiari questi passaggi, li vedremo in seguito uno ad uno)

 

La cosa importante che voglio anticiparti è che con QUI Fattura Buffetti puoi dormire sonni tranquilli e DIMENTICARE tutti i passaggi che ho elencato qua sopra.
Prepari la Fattura, la invii con un semplice CLICK e NON devi fare più NULLA.

 

Ok, non ho resistito, dovevo proprio dirtelo!

Ora però facciamo un passo indietro…è importante che tu comprenda come cambierà il ciclo di fatturazione con l’arrivo della Fattura Elettronica, in modo da poter decidere come muoverti in maniera consapevole.

Ecco l’elenco di quello che troverai in questo articolo:

Sì, lo so, le cose sono tante…

Ma in questo modo voglio che tu abbia TUTTE, ma proprio TUTTE le informazioni che ti servono in un unico articolo!

Potrai leggerlo un po’ alla volta, riprendere i concetti che ti sono poco chiari, saltare gli argomenti che già conosci, cliccando sui link qua sopra per andare direttamente alla sezione che ti interessa…

…E non dimenticare la sezione commenti! Puoi fare le tue domande in fondo all’articolo e potremo aprire un dibattito sulle parti che ti interessano di più.

Quindi mettiti comodo e…Let’s go!

FATTURAZIONE ELETTRONICA: COS’E’

Partiamo prima da cosa NON è.

La Fattura Elettronica:

  • NON è una fattura in formato PDF
  • NON è una semplice scansione di una fattura cartacea inviata via email

La Fattura Elettronica è un documento informatico generato in formato XML.

Se provi ad aprire un documento in formato XML, trovi una cosa del genere:

Questo sistema di geroglifici indecifrabili contiene esattamente tutte le informazioni necessarie a fini fiscali, ed è l’unico che sarà accettato da tutti gli operatori economici a partire dal 1 Gennaio 2019.

In questo modo infatti si genera un tracciato univoco e ugualmente interpretabile per tutti (a parte per noi comuni mortali 😆), senza possibilità di errori e contestazioni.

Benissimo, ora che sai cos’è una Fattura Elettronica, vediamo i cambiamenti fondamentali, partendo da come funziona l’emissione delle Fatture Elettroniche (ciclo attivo), e spiegando poi nel dettaglio anche la ricezione delle Fatture Elettroniche (ciclo passivo).

FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B: COME FUNZIONA L’EMISSIONE (CICLO ATTIVO)

Fino ad ora il ciclo di fatturazione normale prevede:

  • Emissione Fattura
  • Invio Fattura al Cliente
  • Invio Fatture al Commercialista per la Registrazione in Contabilità
  • Archiviazione cartacea (o digitale da parte del Commercialista)
Vecchio Ciclo di Fatturazione Cartacea

Dal 1 Gennaio 2019 la Fattura Elettronica NON dovrà più essere spedita al cliente.

Ecco invece i passaggi che bisognerà fare:

  • Generare la Fattura Elettronica in formato XML (ripetiamolo di nuovo: questo formato è l’UNICO valido a fini fiscali)
  • Inviare il file XML al Sistema Di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate. Di fatto si tratta di un “Postino Digitale” che riceve e invia le Fatture Elettroniche.
  • Il Postino Digitale (SDI) effettua tutti i controlli necessari sulla Fattura
  • In caso di esito positivo, lo SDI provvede ad inviare la Fattura Elettronica al destinatario via PEC o altro identificativo univoco (specificato all’interno della Fattura in formato XML) entro 5 giorni
  • Attendere l’esito positivo del processo
  • Archiviare Digitalmente a Norma la Fattura Elettronica, che come accade ora per quelle in formato cartaceo, deve essere conservata per 10 anni.
Fattura Elettronica: ecco come funziona l'emissione
Sembra complicato, vero?

Ma ti assicuro che non è così.

Vai avanti nella lettura perché come detto prima, avrai gli strumenti per poter tranquillamente dimenticare tutto questo.

Ricorda che è però importante sapere come funziona per scegliere come muoversi in maniera consapevole! Ecco il motivo per cui voglio spiegarti tutto questo con Chiarezza e Trasparenza.

Vediamo ora uno ad uno come svolgere ciascuno di questi processi IN PRATICA.

FATTURA ELETTRONICA – CICLO ATTIVO – STEP 1: COME GENERARE IL FILE XML

Come abbiamo detto sopra, per emettere una Fattura Elettronica valida a fini fiscali non basterà più il semplice formato cartaceo o .PDF, ma la fattura dovrà essere in formato XML.

Ma come si genera questo file?

Le situazioni possono essere diverse.

SITUAZIONE 1. La tua azienda ha già un gestionale che emette fatture.

In questo caso molto probabilmente il gestionale sarà aggiornato alla nuova normativa e sarà in grado di produrre la Fattura Elettronica in formato XML. In ogni caso ti consiglio di chiedere e informarti bene con il tuo rivenditore per toglierti ogni dubbio!

SITUAZIONE 2. Stai utilizzando blocchi cartacei per emettere fattura, perché non hai un gestionale che ti permette di farlo.

In questo caso dal 1° gennaio 2019 i blocchi fatture non ti serviranno più, e dovrai dotarti di un software in grado di emettere la Fattura Elettronica.
Ti ricordo che Buffetti è al tuo fianco per l’emissione delle tue Fatture da oltre 150 anni…e continua a farlo, a costi veramente contenuti! 

FATTURA ELETTRONICA – CICLO ATTIVO – STEP 2: FIRMA DIGITALE E INVIO AL SDI

Una volta emessa, la Fattura Elettronica NON va inviata al cliente finale.

La Fattura Elettronica deve essere Firmata Digitalmente in modo da renderla immodificabile, e inviata via PEC al Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate.

Questo step è molto importante e (come avrai già intuito) piuttosto lungo se fatto manualmente, Fattura dopo Fattura.

Ma come ti ho già anticipato sopra, con QUI Fattura Buffetti puoi dimenticare anche questo step, perché potrai fare tutti questi passaggi con un click!

Te li sto spiegando perché è giusto e importante che tu sappia come funziona.

Andiamo avanti.

FATTURA ELETTRONICA – CICLO ATTIVO – STEP 3: CONTROLLI DELLO SDI E INVIO AL CLIENTE FINALE

Cosa succede una volta che la Fattura Elettronica è stata inviata al Postino Digitale (SDI)?
Accade che questo effettua una serie di controlli sulla Fattura.
Questi controlli riguardano ad esempio la presenza dei campi obbligatori come la Partita Iva, la coerenza di calcolo fra la base imponibile e l’imposta, e così via.

Se i controlli non vanno a buon fine il file viene scartato. Entro cinque giorni lo SDI invia una ricevuta di scarto e la fattura in questo caso viene considerata non emessa. Questo è l’unico caso per il quale si può procedere alla ri-emissione della fattura senza dover fare una nota di credito oppure un’autofattura.

Se i controlli invece hanno esito positivo, lo SDI provvede a recapitare la fattura al destinatario indicato sul documento entro 5 giorni.

“Okay, abbiamo finito finalmente”, starai pensando…

In realtà manca ancora un ultimo step. Vediamolo insieme.

FATTURA ELETTRONICA – CICLO ATTIVO – STEP 4: CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

Come dice il titolo, una volta concluso tutto il ciclo di Fatturazione, la Fattura Elettronica dev’essere conservata per 10 anni, esattamente come le Fatture Cartacee.

Ma come si Conserva un Documento Digitale?

Chiaramente NON basta conservare le Fatture in una cartella su PC, dove al primo virus o attacco hacker perderesti tutto.

Infatti se hai notato la differenza, NON stiamo parlando di Archiviazione Digitale, ma di Conservazione Digitale, con strumenti appositi, iperprotettiantieffrazione.

In particolare il sistema di conservazione deve garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità e anche la leggibilità oltre che la reperibilità dei documenti informatici.

Questa deve essere fatta presso un soggetto accreditato dalla AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) che definisce le modalità operative per realizzare per l’appunto l’attività di conservazione.

Precisiamo che all’interno del proprio Cassetto Fiscale su “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, la Conservazione viene effettuata in automatico.

L’unico neo riguarda la fruibilità dei documenti: questi rimangono disponibili solo fino al 31 Dicembre dell’anno successivo alla ricezione da parte dello SDI. Questo significa che nel caso in cui avessi bisogno di ripescare una fattura precedente, questa non sarebbe più disponibile.

Ottimo! Hai appena visto come funziona tutto il ciclo attivo di emissione della Fattura Elettronica.

Ribadisco che con QUI Fattura Buffetti puoi DIMENTICARE tutti i passaggi visti finora e farli tutti automaticamente con un CLICK!

In più, tutte le Fatture Elettroniche sono Conservate Digitalmente a Norma per 10 anni direttamente sulla piattaforma, e rimangono fruibili e consultabili tutte le volte che ne hai bisogno.

Rimane ora un piccolo dubbio da chiarire.

Lo SDI, una volta effettuati tutti i controlli, in che modo recapita la fattura al destinatario?

Andiamo avanti e chiariamo bene le modalità di recapito della Fattura Elettronica. 

FATTURA ELETTRONICA – MODALITA’ DI RECAPITO

Il recapito della Fattura Elettronica al Destinatario può avvenire in 3 modi:

1.
Se il cedente (cioè colui che emette la fattura) ha indicato il Codice Destinatario, allora verrà utilizzato questo indirizzo.

2.
Nel caso in cui il cedente non conosca il Codice Destinatario, può inserire un Codice Convenzionale formato da 7 Zeri
 (0000000). A questo punto sarà possibile indicare la PEC del destinatario che verrà utilizzata per il recapito.

3.
Se il destinatario ha attivato l’Indirizzo Telematico nell’apposita sezione del portale <<fatture e corrispettivi>> dell’Agenzia delle Entrate, lo SDI recapiterà in maniera automatica e prioritaria la fattura sul canale prescelto dal destinatario indipendentemente da quanto indicato dal cedente (di seguito trovi spiegato cos’è e come attivare il tuo indirizzo telematico).

E nel caso in cui il destinatario è un Privato, come funziona?

Nel caso di emissione di Fattura Elettronica verso un privato, il cedente deve valorizzare il Codice Destinatario con 7 Zeri (0000000), e lo SDI provvederà a recapitare la Fattura Elettronica nell’Area Riservata dell’Agenzia delle Entrate tramite il Codice Fiscale, che quindi in questo caso diventa un dato obbligatorio.

Inoltre, in questo caso si deve consegnare anche una copia cartacea della Fattura stessa al consumatore finale (la cosiddetta Fattura di Cortesia).

Fattura di Cortesia Buffetti per Privati

Ottimo! Abbiamo appena concluso il Ciclo Attivo di Fatturazione Elettronica.
Vediamo ora come funziona il Ciclo Passivo.

FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B: COME FUNZIONA LA RICEZIONE (CICLO PASSIVO)

Per ciclo passivo si intende il processo di RICEZIONE delle Fatture Elettroniche da parte dei fornitori.

Ti ricordo che ciascun fornitore NON dovrà più mandare a te direttamente la FE, ma dovrà inviarla allo SDI che provvederà a consegnarla al destinatario (la tua azienda, in questo caso).

Ma esattamente, dove arrivano queste fatture elettroniche?

E come fa il mio fornitore a comunicare al SDI a quale indirizzo inviarle?

Te lo spiego subito.

All’interno del file XML va indicato necessariamente il destinatario della fattura, attraverso un indirizzo PEC o un codice identificativo univoco.

Inizialmente il sistema era strutturato in modo che tutti i soggetti P.Iva dovessero dire ai propri fornitori: “questo è il codice” o “questa è la PEC” a cui devi mandarmi le fatture, in modo da sapere effettivamente dove andarle a controllare.

Tuttavia mandare un’email ad ogni fornitore dicendo “questo è il mio codice univoco” avrebbe sicuramente creato incomprensioni, ritardi e problemi nella ricezione delle fatture elettroniche.

Ecco perché l’Agenzia delle Entrate ha stabilito che l’azienda possa dichiarare qual è il suo indirizzo di destinazione preferenziale, e per non sbagliarsi ha definito le nomenclature ufficiali.

L’indirizzo di destinazione viene definito <<indirizzo telematico>>.

Questo indirizzo può essere registrato presso un’Area di Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, affinché sovrascriva il contenuto della Fattura e faccia arrivare sempre la Fattura Elettronica all’indirizzo preferenziale.

Quindi: NON è obbligatorio dire ai fornitori dove mandare le fatture, ma basta registrare il proprio <<Indirizzo Telematico>> (una PEC o un Codice Destinatario) su “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.

(Rif. Provvedimento Direttore Agenzia delle entrate Prot. n.117689/2018 del 13/06/2018)

FOCUS: Chiarimenti sul Codice Destinatario

Una delle domande ricorrenti dei nostri clienti è la seguente:

Dove trovo il mio Codice Destinatario per ricevere le fatture?

Cerchiamo di chiarire bene questo concetto.

Esistono degli intermediari che si occupano della ricezione delle fatture (come Buffetti con QUI Fattura), in modo da avere la comodità di ricevere le Fatture Elettroniche tutte in un unico luogo, protette, fruibili e Conservate Digitalmente a Norma per 10 anni.

Per fare questo, gli intermediari devono fornire un Codice Destinatario (o Codice Univoco o Codice Ufficio) al cliente, che verrà utilizzato per la ricezione (ciclo passivo). 

Quindi, se ricevi le fatture direttamente tramite la tua PEC, non avrai alcun Codice Destinatario (e andranno indicati i 7 zeri al suo posto).

Se invece scegli di utilizzare un software per la Fatturazione Elettronica (come QUI Fattura Buffetti), oppure deleghi il tutto al tuo commercialista, allora riceverai il Codice Destinatario da questi intermediari.

COSA FARE IN PRATICA PER LA RICEZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE (ricordiamoci che stiamo parlando dei flussi passivi)

  • Autenticarsi su Fatture e Corrispettivi
  • Registrare il proprio Indirizzo Telematico
  • Generare il QR CODE (che contiene le informazioni: P.Iva e Indirizzo Telematico). Questo sarà il codice che potrai dare ai tuoi fornitori (se vuoi essere preciso, creando un nuovo Biglietto da Visita).

Okay, siamo arrivati alla fine!

Come hai potuto vedere, seguire tutto il ciclo di Fatturazione Elettronica attivo e passivo non è semplicissimo, e il rischio di fare errori è alto.

Ma come ti avevo promesso all’inizio dell’articolo, puoi stare tranquillo.

Con QUI Fattura Buffetti puoi gestire tutto quello che abbiamo visto insieme, in maniera Facile, Veloce e Supereconomica.

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Consenso Privacy 1

Consenso Privacy 2

Puoi decidere di aspettare “che tanto anche stavolta faranno una proroga”

Oppure puoi andare oltre le dicerie e le chiacchiere e pensare che, proroga o no, questo passaggio è inevitabile.

Prima inizi ad adeguarti, meno problemi troverai quando non avrai altra scelta.

E soprattutto, potrai iniziare da subito ad approfittare dei Vantaggi indiscutibili che la Fatturazione Elettronica porta con sé.

Insomma, non hai più scuse.

Continua a seguirci, e Affidati agli Esperti Numero 1 in ambito Contabile e Legale.

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Ti ricordo la sezione Commenti qua sotto, per fare tutte le tue domande. Siamo a tua Disposizione!

Buon Lavoro.

Andrea Bianchi

Andrea Bianchi

Mago dell’informatica: risolve, sistema, semplifica ogni giorno tutti i nostri “problemi al PC”.

Grafico del Team: trasforma ciò che nella tua testa è solo un’idea…in Realtà!

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